Phenquestions
Att arrangera teammöten är en tuff uppgift, särskilt när arrangören finner att det inte finns någon bra tid när alla kan träffas. Problemet kan dock minimeras till en viss grad via Outlook nyligen utrullad funktion kallad Föreslå ny tid. Användare som kör skrivbordsversioner av Microsoft Outlook kan känna till den här funktionen. Det är en funktion som låter deltagarna kontrollera när alla, inklusive sig själva, är fria så att ett möte kan ordnas enkelt och utan mycket krångel av arrangören.
Alla deltagare måste göra är att hövligt avvisa den föreslagna tidpunkten för mötet och föreslå annan lämplig tidpunkt för mötesarrangören. Arrangören kan sedan acceptera det bästa nya tidsförslaget och snabbt omplanera mötet.
Hur funktionen föreslå ny tid fungerar i Outlook
Först skickar en mötesarrangör en begäran till alla deltagare. Efter att ha mottagit mötesförfrågan kan deltagarna hitta olika alternativ (Tentativ, Avvisa och Föreslå ny tid) listade bredvid vanliga "Acceptera" -knappen under "Mail".
Om det finns en konflikt över den föreslagna tiden för mötet. En deltagare kan helt enkelt klicka på knappen Föreslå ny tid antingen på inbjudan eller på själva kalenderhändelsen.
När han är klar hittar han tre val som visas:
- Acceptera och föreslå ny tid
- Tentativt och föreslå ny tid
- Avvisa och föreslå ny tid.
När du väl har valt ett av de tre alternativet Föreslå ny tid öppnas en strömlinjeformad vy av schemaläggningsassistenten.
Där kan du fylla i lämpliga detaljer och klicka på "OK" -knappen. Åtgärden visar omedelbart ett nytt e-postmeddelande som automatiskt adresseras till arrangören med det nya tidsförslaget. Du får också möjlighet att lägga till mottagare, förutom arrangören.
När en mötesarrangör får ett e-postmeddelande från en deltagare som föreslår en ny tid visas ett meddelande i inbjudan som indikerar att en ny tid har föreslagits för mötesinbjudan som skickats tidigare.
Om arrangören är mottaglig för föreslagna ändringar redigerar han evenemanget. Schemaläggningsassistenten där låter honom se den aktuella mötetiden tillsammans med alla nya tidsförslag som han får från alla deltagare.
Detta förenklar för honom uppgiften att hitta, jämföra alternativ och välja den som fungerar bäst för alla.
När en ny timing har valts för mötet kan en arrangör skicka en uppdaterad inbjudan till alla deltagare.
Källa.
