Microsoft Access-funktioner, tips och anvisningar för nybörjare

Microsoft Office är det mest populära kontorsproduktivitetspaketet och varför skulle det inte vara det? Microsoft har förbättrat Office då och då och erbjuder nu allt vi skulle ha velat. Sedan den allra första utgåvan har Microsoft Office alltid imponerat användare. Nu kör Microsoft Office på nästan alla Windows-baserade datorer - och även på Mac-datorer.

Microsoft Office är en samling av många applikationer i det - som Word, PowerPoint, Excel, etc. Dessa är de mest använda Office-apparna och bland dem alla Microsoft Access används relativt mindre. Många bryr sig inte ens om att se vad det är, förutsatt att det kan vara för proffs och inte för dem.

Det är faktiskt inte sant. MS Access är ett annat funktionsrikt program som Word eller Excel och det är också enkelt att använda. I det här inlägget ska jag berätta om Microsoft Access, dess funktioner, och med hjälp av tips, så att du förhoppningsvis skulle kunna använda den ganska enkelt.

Microsoft Access

Microsoft Access är i grunden ett databashanteringssystem och ser ut som andra Microsoft Office-produkter, inklusive dess layout och navigeringsaspekter. Database Management System betyder inte att du behöver veta om SQL Server för att kunna använda det. Allt på Access är GUI-baserat och det kan enkelt användas genom att klicka på lämpliga knappar för att utföra önskade åtgärder.

Varför använda Microsoft Access

Tänk på dig själv som driver ett företag, du säljer saker, köper saker och hanterar anställda. Du behöver ett hanteringsverktyg för att hantera saker på vårt kontor och du vet inte om SQL- eller RDMS-applikationer. MS Access passar här; det ger dig ett stationärt databassystem precis som ett annat RDBMS. MS Access kräver ingen konfiguration och inga speciella installationsprocedurer för att komma igång.

Hur man använder Microsoft Access

1. Starta MS Access, och det här är vad du ska se. Ett gäng mallar finns på huvudskärmen, varje mall är perfekt utformad för specifik användning och med alla krav i åtanke.
2. Välj valfri mall och klicka på "ladda ner" för att ladda ner databasscheman på din maskin. I det här fallet ska jag välja en "student" -mall som är för skoländamål och hanterar alla studentdetaljer ganska enkelt.
3. Nu är skärmen uppdelad i tre sektioner. Den vänstra delen har alla tabeller, rapporter och formulär. Den övre mitten har huvudkontrollerna och mittdelen i utgångssektionen.
4. Klicka på "Ny student" och ett formulär dyker upp med alla vanliga fält. En ny student kan läggas till genom att fylla i formuläret och spara formuläret genom att trycka på CTL + S-tangenterna.
5. Alla rapporter, som totala studenter, studenter efter sektion, närvaropost och kontaktinformation kan ses från rapportsektionen på vänster sida.

På samma sätt finns det mallar för:

• Tillgångar: som handlar om produkter som ett företag handlar med
• Kontakter: Hanterar kontaktuppgifter för personer eller anställda.
• Problem: Hanterar kunders klagomål och problem.
• Händelser: Organiserar evenemang och deras detaljer.
• Marknadsföringsprojekt: För marknadsförings- och försäljningsändamål.
• Projekt: Hanterar uppdrag och företagsprojekt.
• Fakultet: Detta är en mall för medarbetarhantering.
• Student: För skol- och högskoleadministrationsändamål och så vidare.

Skapa en tom åtkomstdatabas

Microsoft Access ger dig alternativ att bygga en databas från grunden. Det börjar med att definiera tabeller, attribut och sätta regler för dessa tabeller. Du kan skapa makron eller programmerbara moduler som ska användas. Du kan ställa in eventuella begränsningar för dessa tabeller, vare sig det är primärnyckel, främmande nyckel och inte NULL.

Detta var bara en översikt över Microsoft Access. Det finns en massa funktioner tillgängliga som kan hjälpa dig att skapa en anpassad databas, lagra data och hantera data på ett enkelt sätt. Genom att använda Microsoft Access för snabb applikationsutveckling kan du hålla nere dina kostnader, MS Access är en databas för flera användare. i den meningen att Access från början var utformad för att fungera i ett nätverk.

Microsoft säger att den senaste versionen kommer att stödja 255 samtidiga användare. Avancerade funktioner på MS Access inkluderar att dela Access-databasen med flera program och exportera databasen till andra filformat.

Läs nästa: Hur man importerar Microsoft Access-data till Microsoft Excel.